MFP (Multifunktionsgerät)

Ein MFP ist ein Gerät, das die Funktionen von Drucker, Scanner und Kopierer in einem Gehäuse vereint. In Büros und Banken ermöglicht es das Drucken, Scannen und Kopieren von Dokumenten, ohne separate Ausrüstung zu kaufen.

Was ist ein MFP

MFP (Multifunktionsgerät, multifunction device) — das ist eine Technik, die mehrere Aufgaben ausführen kann: Drucken, Scannen, Kopieren und in vielen Modellen auch das Senden von Dokumenten per E-Mail oder Fax. Eine solche Vereinigung verringert die Anzahl der Geräte und spart Platz, Kabel und Verbrauchsmaterialien. MFPs können drahtlos und vernetzt sein: Mehrere Mitarbeiter verbinden sich mit ihnen, die Aufträge werden über das lokale Netzwerk oder Wi-Fi gesendet. Nach der Konstruktion unterscheidet man Geräte mit Flachbettscanner für Blätter und Bücher sowie Modelle mit automatischem Einzug für das schnelle Scannen eines Dokumentenstapels.

Wie sich ein MFP von einem Drucker unterscheidet

Der Drucker führt nur den Druck aus, das MFP scannt und kopiert zusätzlich. Das Scannen wandelt ein Papierdokument in eine elektronische Kopie um, und das Kopieren erstellt eine Papierkopie oder vergrößert/verkleinert das Original ohne Computer. Für ein Unternehmen, das die Dokumentenverwaltung führt und eingehende Dokumente digitalisiert, ist das MFP bequemer als ein separater Drucker. Wenn jedoch nur der Druck großer Volumen benötigt wird, kann ein separater Laserdrucker günstiger in der Wartung sein.

MFP-Arten

Nach der Technologie werden MFPs wie Drucker in Laser (schneller und günstiger Druck von Dokumenten, schwarz-weiß und farbig) und Tintenstrahl (qualitativ hochwertiger Farbdruck von Fotos und Grafiken) unterteilt. Nach der Funktionalität — in Geräte mit Kopierer, mit automatischem Dokumenteneinzug und mit Fax. Für die Büroarbeit wählt man Netzwerk-MFPs mit A4-Scanner, der Möglichkeit des Sendens an E-Mail und großer Lebensdauer. Professionelle Modelle unterstützen den Duplexdruck, die Aufbereitung von Dokumenten ins PDF-Format und die Integration in die Unternehmenssysteme.

Wie man ein MFP für Büro und Bank auswählt

Die Wahl des MFPs hängt vom Druckvolumen und den Aufgaben ab. Für die Dokumentenverwaltung passt ein Lasergerät mit automatischem Einzug, einer Geschwindigkeit ab 25 Seiten pro Minute und Netzwerkanschluss. Für die Arbeit mit Bankdokumenten ist ein klarer schwarz-weißer Druck, die Möglichkeit des Scannens in hoher Auflösung (zum Beispiel 300–600 dpi) und der Schutz vertraulicher Operationen wichtig. Achten Sie auf die Kosten pro Ausdruck und der Verbrauchsmaterialien, die Fassungskapazität und den Service-Support. Ein MFP mit der Funktion des geschützten Druckens und Scannens wird für operationale Dokumente mit Wasserzeichen verwendet.

Wartung des MFPs und Verbrauchsmaterialien

Für einen stabilen Betrieb benötigt das MFP eine regelmäßige Wartung: den Austausch von Kartuschen oder Tonern, die Reinigung des Scanners und die rechtzeitige Aktualisierung der Treiber. Die Betriebskosten setzen sich aus dem Gerätepreis, den Verbrauchsmaterialien und dem Verschleiß zusammen. In der Unternehmensumgebung wird das MFP an einen Druck- und Erfassungsserver angeschlossen, was die Kontrolle der Druckvolumen und des Tonerverbrauchs ermöglicht. Der herstellereigene Service-Support und ein Wartungsvertrag mit planmäßiger Wartung verlängern die Lebensdauer und senken die Kosten pro Ausdruck.

MFP und Informationssicherheit

Multifunktionsgeräte speichern auf der Festplatte die Auftragsgeschichte und können vertrauliche Dokumente enthalten, daher sind für Banken und Staatsunternehmen der Schutz des integrierten Speichers, die Verschlüsselung der Kanäle und die Autorisierung der Benutzer am Gerät wichtig. Das Drucken mit Auftragshaltung und das Senden von Scans an geschützte E-Mail schränken den Datenzugriff ein. Vor der Entsorgung des Geräts sollte der Speicher bereinigt werden, um ein Dokumentenleck auszuschließen.

Drucken von mobilen Geräten und Cloud-Diensten

Moderne MFPs unterstützen das Drucken von Smartphones und Tablets, die Verbindung über Wi-Fi Direct und über Cloud-Dienste. Das ist bequem für Mitarbeiter auf Dienstreisen und für Gastarbeitsplätze: Das Dokument wird sofort vom Gerät an den Druck gesendet, ohne Treiberinstallation. Für Organisationen ist die Einrichtung von Zugriffsrechten wichtig: welche Benutzer und von welchen Geräten Aufträge senden und wer nur scannen kann. Cloud-Dienste ermöglichen das ferne Drucken, erfordern aber Aufmerksamkeit für die Sicherheit — der Kanal wird verschlüsselt, und die Aufträge dürfen nicht in den offenen Zugang geraten.

MFP für Banken: Anforderungen und Besonderheiten

In Banken und Finanzorganisationen werden an MFPs erhöhte Anforderungen gestellt: hochwertiger Druck operativer Dokumente, Unterstützung von Schutzelementen (Wasserzeichen, Mikroschrift), hohe Scangeschwindigkeit und Kompatibilität mit automatisierten Banksystemen. Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen den Anforderungen der Regulierungsbehörden entsprechend verarbeitet werden: Das Drucken vertraulicher Formulare wird autorisiert, der Zugriff auf den integrierten Speicher wird eingeschränkt und das Auftragsprotokoll wird zentral geführt.