Dispositivo multifunción (DMF)

El MFP es un dispositivo que combina las funciones de impresora, escáner y copiadora en un mismo gabinete. En oficinas y bancos permite imprimir, escanear y copiar documentos sin adquirir equipos separados.

Qué es un MFP

MFP (dispositivo multifunción, multifunction device) es una máquina capaz de realizar varias tareas: impresión, escaneo, copia y, en muchos modelos, el envío de documentos por correo electrónico o fax. Esta combinación reduce la cantidad de dispositivos y ahorra espacio, cables y consumibles. Los MFP pueden ser inalámbricos y de red: varios empleados se conectan a ellos y los trabajos se envían a través de la red local o Wi-Fi. Por construcción se distinguen los dispositivos con escáner plano para hojas y libros, así como los modelos con alimentador automático para el escaneo rápido de un lote de documentos.

En qué se diferencia el MFP de la impresora

La impresora solo imprime; el MFP además escanea y copia. El escaneo convierte el documento en papel en una copia electrónica, y la copia crea una copia en papel o aumenta/disminuye la escala del original sin la participación del computador. Para la empresa que lleva a cabo el flujo de documentos y digitaliza los documentos entrantes, el MFP es más cómodo que una impresora separada. Pero si solo se necesita imprimir grandes volúmenes, una impresora láser separada puede resultar más barata de mantener.

Tipos de MFP

Por tecnología, igual que las impresoras, los MFP se dividen en láser (impresión rápida y barata de documentos, en blanco y negro y en color) y de inyección de tinta (impresión a color de calidad para fotografías y gráficos). Por funcionalidad: dispositivos con copiadora, con alimentador automático de documentos y con fax. Para el trabajo de oficina se eligen MFP de red con escáner de formato A4, posibilidad de envío por correo y gran recurso. Los modelos profesionales admiten la impresión a dos caras, el armado de documentos en PDF y la integración con los sistemas corporativos.

Cómo elegir un MFP para la oficina y el banco

La elección del MFP depende del volumen de impresión y las tareas. Para el flujo de documentos sirve un dispositivo láser con alimentador automático, velocidad a partir de 25 páginas por minuto y conexión de red. Para el trabajo con documentos bancarios son importantes la impresión en blanco y negro nítida, la posibilidad de escanear en alta resolución (por ejemplo, 300–600 dpi) y la protección de las operaciones confidenciales. Preste atención al costo de la copia y de los consumibles, a la capacidad de los cartuchos y al soporte de servicio. El MFP con función de impresión y escaneo protegido se utiliza para los documentos operativos con marcas de agua.

Mantenimiento del MFP y consumibles

Para un trabajo estable el MFP requiere un mantenimiento regular: sustitución de cartuchos o tóners, limpieza del escáner y actualización oportuna de los controladores. El costo de propiedad se compone del precio del dispositivo, los consumibles y el desgaste. En el entorno corporativo el MFP se conecta al servidor de impresión y contabilidad, lo que permite controlar los volúmenes de impresión y el consumo de tóner. El soporte de servicio del fabricante y el contrato de mantenimiento con revisiones reglamentarias prolongan la vida útil y reducen el costo de la copia.

El MFP y la seguridad de la información

Los dispositivos multifunción guardan en el disco duro el historial de trabajos y pueden contener documentos confidenciales, por lo que para los bancos y las empresas estatales son importantes la protección del almacenamiento integrado, el cifrado de los canales y la autenticación de los usuarios en el dispositivo. La impresión con retención del trabajo y el envío de los escaneos a un correo protegido limitan el acceso a los datos. Antes de la eliminación del dispositivo conviene limpiar el almacenamiento para excluir la filtración de documentos.

Impresión desde dispositivos móviles y servicios en la nube

Los MFP modernos admiten la impresión desde teléfonos inteligentes y tabletas, la conexión por Wi-Fi Direct y a través de servicios en la nube. Esto es cómodo para los empleados en viajes de negocios y para los puestos de invitados: el documento se envía a imprimir directamente desde el dispositivo sin instalar controladores. Para las organizaciones es importante configurar los derechos de acceso: qué usuarios y desde qué dispositivos pueden enviar trabajos y quiénes solo pueden escanear. Los servicios en la nube permiten imprimir de forma remota, pero requieren atención a la seguridad: el canal se cifra y los trabajos no deben caer en el acceso abierto.

MFP para los bancos: requisitos y particularidades

En los bancos y las organizaciones financieras a los MFP se les plantean requisitos aumentados: impresión de calidad de los documentos operativos, soporte de los elementos de protección (marcas de agua, microtexto), alta velocidad de escaneo y compatibilidad con los sistemas bancarios automatizados. Los documentos con datos personales deben procesarse de acuerdo con los requisitos de los reguladores: la impresión de los formularios confidenciales se autentica, el acceso al almacenamiento integrado se limita y el registro de trabajos se lleva de forma centralizada.