MFP (मल्टीफंक्शन डिवाइस)

MFP एक उपकरण है, जो एक ही केस में प्रिंटर, स्कैनर और कॉपियर के फ़ंक्शनों को संयुक्त करता है। कार्यालयों और बैंकों में यह अलग उपकरण खरीदे बिना दस्तावेज़ों को प्रिंट, स्कैन और कॉपी करने देता है।

MFP क्या है

MFP (मल्टीफंक्शन डिवाइस, multifunction device) एक तकनीक है, जो कई कार्य कर सकती है: छपाई, स्कैनिंग, कॉपी, और कई मॉडलों में — ईमेल या फैक्स से दस्तावेज़ भेजना। ऐसा संयोजन उपकरणों की संख्या कम करता है और जगह, तारों तथा उपभोग्य सामग्रियों को बचाता है। MFP वायरलेस और नेटवर्क हो सकते हैं: उनसे कई कर्मचारी जुड़ते हैं, कार्य लोकल नेटवर्क या Wi-Fi के माध्यम से भेजे जाते हैं। संरचना के अनुसार शीटों और किताबों के लिए फ्लैट स्कैनर वाले उपकरण, साथ ही दस्तावेज़ों के ढेर की तेज़ स्कैनिंग के लिए ऑटोफीड वाले मॉडल भिन्न होते हैं।

MFP प्रिंटर से कैसे भिन्न है

प्रिंटर केवल छपाई करता है, MFP अतिरिक्त रूप से स्कैन और कॉपी करता है। स्कैनिंग कागज के दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक प्रति में बदलती है, और कॉपी बिना कंप्यूटर की भागीदारी के कागज की प्रति बनाती है या मूल का पैमाना बढ़ाता/घटाता है। दस्तावेज़ प्रवाह चलाने वाली और प्रवेश दस्तावेज़ों को डिजिटल करने वाली कंपनी के लिए MFP अलग प्रिंटर से अधिक सुविधाजनक है। हालाँकि, यदि केवल बड़ी मात्रा की छपाई आवश्यक है, तो अलग लेज़र प्रिंटर रखरखाव में सस्ता हो सकता है।

MFP के प्रकार

तकनीक के अनुसार, प्रिंटरों की तरह, MFP लेज़र (तेज़ और सस्ती दस्तावेज़ छपाई, श्वेत-श्याम और रंगीन) और इंकजेट (फोटो और ग्राफ़िक्स की गुणवत्ता वाली रंगीन छपाई) में विभाजित होते हैं। कार्यक्षमता के अनुसार — कॉपियर वाले, दस्तावेज़ ऑटोफीड वाले और फैक्स वाले उपकरण। कार्यालयी कार्य के लिए A4 स्कैनर, मेल पर भेजने की क्षमता और बड़े संसाधन वाले नेटवर्क MFP चुनते हैं। प्रोफेशनल मॉडल डबल-साइडेड छपाई, दस्तावेज़ों का PDF प्रारूप में पार्सिंग और कॉर्पोरेट प्रणालियों के साथ एकीकरण का समर्थन करते हैं।

कार्यालय और बैंक के लिए MFP कैसे चुनें

MFP का चुनाव छपाई की मात्रा और कार्यों पर निर्भर करता है। दस्तावेज़ प्रवाह के लिए ऑटोफीड, 25 पृष्ठ प्रति मिनट से गति और नेटवर्क कनेक्शन वाला लेज़र उपकरण उपयुक्त है। बैंकिंग दस्तावेज़ों के कार्य के लिए स्पष्ट श्वेत-श्याम छपाई, उच्च रिज़ॉल्यूशन (उदाहरण के लिए, 300–600 dpi) में स्कैनिंग की संभावना और गोपनीय संचालनों की सुरक्षा महत्वपूर्ण है। एक प्रति और उपभोग्य सामग्रियों की लागत, कार्ट्रिजों की क्षमता और सेवा समर्थन पर ध्यान दें। सुरक्षा छपाई और स्कैनिंग फ़ंक्शन वाला MFP वॉटरमार्क वाले परिचालन दस्तावेज़ों के लिए उपयोग होता है।

MFP का रखरखाव और उपभोग्य सामग्रियाँ

स्थिर कार्य के लिए MFP को नियमित रखरखाव की आवश्यकता होती है: कार्ट्रिज या टोनर बदलना, स्कैनर की सफ़ाई और ड्राइवरों का समय पर अद्यतन। स्वामित्व लागत डिवाइस की कीमत, उपभोग्य सामग्रियों और टूट-फूट से बनती है। कॉर्पोरेट वातावरण में MFP को प्रिंट और लेखा सर्वर से जोड़ते हैं, जो छपाई की मात्रा और टोनर के खर्च को नियंत्रित करने देता है। ब्रांडेड सेवा समर्थन और अनुसूचित रखरखाव वाला रखरखाव अनुबंध सेवा जीवन बढ़ाता है और एक प्रति की लागत कम करता है।

MFP और सूचना सुरक्षा

मल्टीफंक्शन डिवाइस हार्ड डिस्क पर कार्यों का इतिहास संग्रहीत करते हैं और गोपनीय दस्तावेज़ रख सकते हैं, इसलिए बैंकों और सरकारी कंपनियों के लिए निर्मित स्टोरेज की सुरक्षा, चैनलों का एन्क्रिप्शन और डिवाइस पर उपयोगकर्ताओं का प्रमाणीकरण महत्वपूर्ण हैं। कार्य रखने वाली छपाई और सुरक्षित मेल पर स्कैन भेजना डेटा तक पहुँच को सीमित करते हैं। डिवाइस के निपटान से पहले दस्तावेज़ों के रिसाव को रोकने के लिए स्टोरेज को साफ करना चाहिए।

मोबाइल डिवाइसों से छपाई और क्लाउड सेवाएँ

आधुनिक MFP स्मार्टफोन और टैबलेट से छपाई, Wi-Fi Direct और क्लाउड सेवाओं के माध्यम से कनेक्शन का समर्थन करते हैं। यह व्यापार-यात्राओं पर कर्मचारियों और अतिथि कार्यस्थलों के लिए सुविधाजनक है: दस्तावेज़ बिना ड्राइवर स्थापित किए तुरंत डिवाइस से छपाई पर भेजा जाता है। संगठनों के लिए पहुँच अधिकारों की सेटिंग महत्वपूर्ण है: कौन से उपयोगकर्ता और किन डिवाइसों से कार्य भेज सकते हैं, और कौन केवल स्कैन कर सकते हैं। क्लाइड सेवाएँ दूर से प्रिंट करने देती हैं, लेकिन सुरक्षा पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है — चैनल एन्क्रिप्टेड होता है, और कार्य खुली पहुँच में नहीं आने चाहिए।

बैंकों के लिए MFP: आवश्यकताएँ और विशेषताएँ

बैंकों और वित्तीय संगठनों में MFP के लिए बढ़ी हुई आवश्यकताएँ होती हैं: परिचालन दस्तावेज़ों की गुणवत्ता वाली छपाई, सुरक्षात्मक तत्वों (वॉटरमार्क, माइक्रोफ़ॉन्ट) का समर्थन, उच्च स्कैनिंग गति और स्वचालित बैंकिंग प्रणालियों के साथ संगतता। व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ नियामकों की आवश्यकताओं के अनुसार प्रोसेस होने चाहिए: गोपनीय फॉर्मों की छपाई अधिकृत होती है, निर्मित स्टोरेज तक पहुँच सीमित होती है, और कार्यों का जर्नल केंद्रीकृत रूप से रखा जाता है।