Escáner

El escáner es un dispositivo que convierte un documento en papel o una imagen en una copia electrónica. En los bancos y las oficinas, los escáneres se utilizan para digitalizar contratos, pasaportes y documentos de archivo.

Qué es un escáner

Escáner es un dispositivo periférico para convertir un documento en papel a formato digital: una imagen o un archivo PDF. Durante el escaneo, el dispositivo ilumina la página y registra la luz reflejada con el sensor, formando una imagen rasterizada a partir de puntos. Las características principales del escáner son la resolución (dpi), la velocidad (páginas por minuto), el formato de escaneo (A4, A3) y la profundidad de color. La resolución de 300 dpi es suficiente para el reconocimiento de texto, 600 dpi para los códigos de barras y los documentos bancarios, y 1200 dpi y superior para las fotos y los detalles pequeños.

Tipos de escáneres

Por construcción se distinguen los escáneres de sobremesa (plana), en los que el documento se coloca sobre el cristal, los escáneres de flujo (con alimentación de hojas) con alimentador automático para un lote de hojas, así como los escáneres manuales y de libros. Los escáneres de flujo son imprescindibles en los bancos para la digitalización masiva de los documentos entrantes: escanean rápidamente las hojas a dos caras y reconocen el texto. También existen escáneres especializados para pasaportes y documentos de identidad que trabajan junto con sistemas OFD o de control de acceso (SKUD). De forma aparte se distinguen los escáneres de códigos de barras para la contabilidad de los equipos.

Cómo funciona el escaneo de flujo

El escáner de flujo introduce automáticamente las hojas por el mecanismo de alimentación y las escanea por ambos lados en una sola pasada. El software reconoce el texto (OCR), endereza las páginas giradas y guarda el resultado en una carpeta común o en el sistema de gestión documental. Esto permite procesar decenas de páginas por minuto sin la participación del operador. Para el banco es importante que el escáner admita una resolución de calidad, los formatos de pasaporte y los documentos con elementos de protección, así como la integración con los sistemas bancarios automatizados.

Escáner y MFP: diferencias

El escáner es un dispositivo separado para digitalizar; el MFP además imprime y copia. Si la empresa solo necesita la recepción de documentos en papel en forma electrónica, un escáner de flujo separado es más rápido y fiable que el integrado. El escaneo integrado del MFP es cómodo cuando la tarea es poco frecuente y no exige alta velocidad, y para los archivos y los flujos entrantes se eligen escáneres especializados con alimentador automático. Por el costo de propiedad, el escáner de flujo se justifica con grandes volúmenes: ahorra el tiempo de los operadores y reduce el procesamiento manual.

Aplicación de los escáneres en los bancos

En el sector bancario los escáneres se utilizan para digitalizar solicitudes, pasaportes, órdenes de pago y documentos de archivo. Las copias escaneadas se envían al almacenamiento electrónico, donde se firman y se contabilizan. Para la verificación de los documentos se usan escáneres con retroiluminación IR y UV que reconocen las señales de protección de los pasaportes, lo que se relaciona con el trabajo de los lectores de documentos de pasaporte y visa. La velocidad y la fiabilidad del escáner influyen en el tiempo de atención al cliente, por lo que para las salas operativas se eligen equipos con alimentador automático y escaneo a dos caras.

Mantenimiento de los escáneres

Para un trabajo estable, los escáneres requieren una limpieza regular del cristal y los rodillos de alimentación del polvo, y la actualización oportuna de los controladores y el software. En los modelos de flujo es importante sustituir a tiempo los juegos de consumibles (rodillos, plataformas de frenado) para evitar atascos de hojas. Los perfiles de escaneo se configuran según los tipos de documentos: pasaportes, contratos, cheques, con la resolución, el formato de archivo y el reconocimiento de texto necesarios. El control de calidad y las estadísticas de los documentos digitalizados ayudan a planificar la carga y el mantenimiento.