Geschäftsprozessmodellierung
Geschäftsprozessmodellierung ist die Erstellung einer visuellen grafischen Beschreibung der Arbeit eines Unternehmens, die es ermöglicht, Engpässe zu finden, Abläufe zu standardisieren und Prozesse auf die Automatisierung vorzubereiten.
Inhalt
Was ist Geschäftsprozessmodellierung
Geschäftsprozessmodellierung ist die Tätigkeit zur Erstellung einer vereinfachten, visuellen Darstellung der Arbeit eines Unternehmens, die die Abfolge der Aktionen, Ressourcen, Ausführenden, Eingabe- und Ausgabedaten sowie die Ergebnisse jeder Stufe zeigt. Das Hauptziel der Modellierung ist es, Engpässe, doppelte Abläufe, überflüssige Genehmigungen und andere Ineffizienzen zu finden und anschließend die Arbeit zu standardisieren und die Prozesse auf die Automatisierung vorzubereiten, um Gewinn und Effizienz zu steigern. Die Modellierung ist eng mit dem Geschäftsprozessmanagement (BPM) und der Automatisierung (BPMS) verbunden. Die erstellten Modelle dienen als Grundlage für die Einführung von Low-Code-Plattformen, Dokumentenverkehrssystemen und ERP-Systemen.
Hauptstufen der Modellierung
Der Prozess der Geschäftsprozessmodellierung umfasst mehrere aufeinanderfolgende Stufen, von denen jede für ein qualitativ hochwertiges Ergebnis entscheidend ist. Die erste Stufe ist die Informationssammlung. Es werden Interviews mit Mitarbeitern und Führungskräften geführt, bestehende Vorschriften und Anweisungen analysiert und die Ausführung des Prozesses beobachtet. Das Ergebnis dieser Stufe ist eine Beschreibung des Ist-Zustands des Prozesses — das AS-IS-Modell. Die zweite Stufe ist die Beschreibung der Prozesse in der gewählten Notation. Es wird eine Modellierungssprache (BPMN, IDEF0, EPC) gewählt und mithilfe spezieller Werkzeuge werden Diagramme erstellt. Die dritte Stufe ist Analyse und Optimierung. Auf der Grundlage der erstellten Diagramme werden doppelte Aktionen, Verzögerungen, überflüssige Stufen, ungerechtfertigte Genehmigungen, Engpässe und Zeitverluste identifiziert. Die vierte Stufe ist die Gestaltung des Soll-Zustands (TO-BE). Es wird ein verbessertes Arbeitsschema erstellt, in dem alle identifizierten Probleme optimiert und die Grundlagen für die Automatisierung gelegt werden. Die fünfte Stufe ist die Umsetzung von Änderungen und die Automatisierung. Optimierte Prozesse werden zur automatischen Ausführung in BPMS integriert. Die sechste Stufe ist die ständige Überwachung und Verbesserung (PDCA-Zyklus).
Beliebte Modellierungsnotationen
Für die Modellierung werden verschiedene Sprachen und Standards verwendet, von denen jede ihre eigenen Besonderheiten und Anwendungsbereiche hat. BPMN (Business Process Model and Notation) ist der beliebteste internationale Standard, der sich ideal für das Verständnis aller Beteiligten eignet — vom Manager bis zum IT-Entwickler. IDEF0 ist eine Methode der Strukturanalyse, mit der ein funktionales Modell des Systems auf hoher Ebene erstellt wird. EPC (Event-driven Process Chain) ist ein Schema einer Kette ereignisgesteuerter Prozesse, das häufig in SAP verwendet wird. Es gibt auch weniger verbreitete Notationen: UML-Aktivitätsdiagramme, ARIS, CMMN.
Modellierungswerkzeuge
Für die Erstellung von Diagrammen und die Automatisierung werden verschiedene Plattformen und Editoren verwendet, die sich in Funktionalität, Komplexität und Kosten unterscheiden. SINTEZ-M ist eine russische Low-Code-Plattform mit grafischer BPMN-Modellierung. ELMA365 ist ein BPM-System mit Modellierungs- und Automatisierungswerkzeugen. Microsoft Visio ist ein klassisches Werkzeug für die einfache grafische Beschreibung. Draw.io ist ein kostenloser Online-Diagrammeditor mit BPMN-Unterstützung. Camunda Modeler ist ein professioneller BPMN-Editor mit Unterstützung ausführbarer Prozesse.
Vorteile der Modellierung für das Unternehmen
Die Einführung der Geschäftsprozessmodellierung bringt Organisationen folgende Vorteile. Erhöhte Transparenz — alle Mitarbeiter verstehen, wie Prozesse funktionieren. Identifizierung von Engpässen. Standardisierung. Eine Grundlage für die Automatisierung — qualitativ hochwertige Modelle werden direkt in BPMS zur automatischen Ausführung geladen. Beschleunigung der Entscheidungsfindung. Kostensenkung — die Beseitigung von Ineffizienzen senkt die Betriebskosten um 15-30 %. Verbesserte Qualität. Die Möglichkeit der ständigen Verbesserung.
Zusammenhang mit Automatisierung und Low-Code-Plattformen
Die Geschäftsprozessmodellierung ist die Grundlage für die Automatisierung und die Einführung von Low-Code-Plattformen. Prozessmodelle in BPMN-Notation können direkt in BPMS zur automatischen Ausführung geladen werden, ohne Code zu schreiben (Low-Code-Ansatz). Low-Code-Plattformen bieten integrierte BPMN-Editoren, mit denen sich Prozesse nicht nur modellieren, sondern auch deren Ausführung konfigurieren lässt. Dieser Ansatz senkt die Entwicklungskosten im Vergleich zur traditionellen Programmierung um das 3- bis 5-fache. Der Planung-Dienst hilft, Ziele zu bestimmen und den richtigen Ansatz für Modellierung und Automatisierung zu wählen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Notationen werden für die Geschäftsprozessmodellierung verwendet?
Die wichtigsten Notationen: BPMN (Standard für Detaillierung und Automatisierung, von den meisten BPMS unterstützt), IDEF0 (für die funktionale Analyse auf hoher Ebene), EPC (für die Prozessmodellierung in SAP). Die Wahl der Notation hängt vom Ziel ab.
Worin unterscheidet sich das AS-IS-Modell vom TO-BE-Modell?
Das AS-IS-Modell beschreibt den Ist-Zustand des Prozesses mit allen Fehlern, Verzögerungen und Ineffizienzen. Das TO-BE-Modell beschreibt den Soll-Zustand nach der Optimierung und der Umsetzung von Änderungen, einschließlich der Automatisierung. Der Übergang von AS-IS zu TO-BE ist das Wesen der Geschäftsmodellierung.
Wie hilft die Modellierung bei der Automatisierung?
Prozessmodelle (insbesondere in BPMN-Notation) können direkt in BPMS zur automatischen Ausführung geladen werden. Das System führt die Benutzer Schritt für Schritt, kontrolliert Fristen und überträgt Aufgaben automatisch zwischen den Ausführenden. Dadurch wird die manuelle Arbeit um 30-50 % reduziert.
Welche Werkzeuge werden für die Modellierung verwendet?
Für die Modellierung werden BPMN-Editoren (Microsoft Visio, Draw.io), spezielle BPMS-Systeme (Low-Code-Plattformen mit integrierten Editoren) und Unternehmenslösungen zur Modellierung der Unternehmensarchitektur (z. B. ARIS) verwendet.
Ist es schwierig, Geschäftsprozessmodellierung zu erlernen?
Die grundlegende BPMN-Modellierung kann in wenigen Tagen erlernt werden. Für eine professionelle Modellierung sind jedoch Kenntnisse der Unternehmensarchitektur, Analysemethoden und Branchenkenntnisse erforderlich. Schulungskurse helfen, die erforderlichen Kompetenzen schnell aufzubauen.
Wie oft sollten Geschäftsprozessmodelle aktualisiert werden?
Geschäftsprozessmodelle sollten mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen im Unternehmen überprüft und aktualisiert werden: Reorganisation, Einführung neuer Systeme, Änderungen der Gesetzgebung oder der Strategie.
Welche Fehler werden bei der Modellierung am häufigsten gemacht?
Die wichtigsten Fehler: übermäßige Detaillierung, fehlende Abstimmung mit den tatsächlichen Ausführenden, Modellierung des Gewünschten statt des Tatsächlichen, Ignorieren von Ausnahmen und Fehlern, fehlende messbare Leistungskennzahlen (KPI). Eine professionelle Planung hilft, diese Probleme zu vermeiden.
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