Скан-копия документа

Документооборот

Скан-копия документа — это электронный образ бумажного документа, полученный с помощью сканера, МФУ или фотосъёмки. Она сохраняет визуальные элементы оригинала, но без заверения не имеет юридической силы.

Скан-копия документа — электронный образ бумажного документа, полученный с помощью сканера, многофункционального устройства или цифровой фотосъёмки. Копия фиксирует визуальные элементы оригинала — текст, подписи, штампы и печати, — однако без заверения электронной подписью не приравнивается к электронному оригиналу документа.

Скан-копия документа — схема 1

Отличие от электронного документа

Электронный документ создаётся и существует в цифровой форме и подписывается электронной подписью, что придаёт ему юридическую силу. Скан-копия является изображением бумажного носителя и требует дополнительного заверения для использования в юридически значимых процессах. Различие важно учитывать при построении электронного документооборота.

Применение скан-копий

Скан-копии используются для оперативного обмена внутри организации, при загрузке документов в личные кабинеты и сервисы подачи документов, а также как материал для перевода бумажных массивов в электронный архив. Массовое сканирование сопровождается контролем качества изображений и распознаванием текста.

Скан-копия документа — схема 2

Организация сканирования

настройка параметров сканирования и форматов хранения образов;
контроль качества захвата и полноты атрибутов документов;
хранение образов в электронном архиве с разграничением доступа.

Ввод образов документов в систему выполняется на базе автоматизированных рабочих мест обработки документов в рамках проектирования и разработки информационных систем.

Скан-копии обеспечивают перевод бумажных документов в электронный вид, ускоряя процессы документооборота и формирования электронного архива организации.

Связанные темы:
Документооборот
Электронная подпись

🇷🇺 Русский 🇬🇧 Читать этот термин на английском 🇪🇸 Читать этот термин на испанском 🇩🇪 Читать этот термин на немецком 🇮🇳 Читать этот термин на хинди 🇧🇩 Читать этот термин на бенгальском 🇫🇷 Français 🇸🇦 العربية

Часто задаваемые вопросы

Почему скан-копия без заверения не имеет полной юридической силы?

Скан-копия воспроизводит лишь визуальный образ документа и не подтверждает подлинность и целостность файла. Без электронной подписи или нотариального заверения оригинал может быть оспорен, а копия не принимается для юридически значимых операций.

Для признания скан-копии документом требуется процедура, установленная соглашением сторон или законодательством.

В каких случаях скан-копии документов используются организациями?

Скан-копии применяются для отправки документов в личные кабинеты банков, госорганов и страховых компаний, а также для хранения образов в электронных архивах. В процессах согласования скан-копия служит быстрым способом ознакомления с содержанием.

Автоматизация ввода скан-копий комплексом распознавания документов позволяет извлекать реквизиты и передавать данные для дальнейшей обработки в информационных системах.

Чем скан-копия отличается от электронного документа?

Скан-копия — это изображение бумажного оригинала, тогда как электронный документ создаётся сразу в цифровом виде и может быть подписан электронной подписью. Электронный документ имеет установленную структуру и проверяемую юридическую силу.

Именно подписание электронной подписью переводит файл из категории «образ» в категорию юридически значимого документа.

Как повысить качество и распознаваемость скан-копий при массовом вводе?

Используются настройки разрешения, цветокоррекция, выравнивание страниц и технология OCR для распознавания текста. Качественные исходные образы уменьшают количество ошибок при автоматическом извлечении реквизитов.

Регламентирование параметров сканирования и форматов хранения снижает затраты на ручную корректировку и повышает точность поиска.

Какие требования предъявляются к хранению скан-копий в электронном архиве?

Архив должен сохранять метаданные, связанные с оригиналом, обеспечивать контроль целостности файлов и разграничение прав доступа. Для критичных финансовых и страховых документов целесообразно шифрование и резервное копирование архива.

Соблюдение сроков хранения документа в электронном виде не освобождает организацию от ответственности за сохранность бумажного оригинала.

В каких процессах документооборота скан-копии заменяют бумажные документы?

В операционном документообороте скан-копии используются для ознакомления, согласования и рабочих процессов, где не требуется формальная юридическая сила. Это ускоряет обработку и сокращает перемещение бумажных оригиналов.

Для финансовой и отчётной документации перевод в юридически значимый контур осуществляется подписанием электронной подписью, что закрывает контрольные требования.