Copia escaneada de documento

Una copia escaneada de un documento es una imagen electrónica (copia digital) de un documento en papel obtenida con un escáner, un MFP o una fotografía de calidad. Conserva todos los elementos visuales del original — texto, firmas, sellos y timbres —, pero sin notarización ni firma electrónica no tiene fuerza jurídica.

Qué es una copia escaneada

Una copia escaneada es el resultado de digitalizar un documento en papel: una imagen electrónica que puede enviarse por correo electrónico, cargarse en las cuentas personales (Gosuslugi, bancos, compañías de seguros) y guardarse en los archivos.La copia escaneada conserva todos los elementos visuales del original: texto, firmas, sellos, timbres, elementos de protección, fotografías y colores.Las copias escaneadas se utilizan activamente en el flujo documental electrónico, para el almacenamiento de archivo y para la presentación de documentos a los organismos estatales.

A diferencia de los documentos electrónicos con FE, la copia escaneada no tiene fuerza jurídica si no está notariada o firmada electrónicamente, pero sigue siendo una forma cómoda de intercambiar información rápidamente y de crear copias digitales para uso interno.

En qué se diferencia un escaneo de una fotografía

Un escaneo es una imagen plana obtenida con un escáner o un MFP con iluminación uniforme: sin distorsiones de perspectiva, sombras ni reflejos, con un fondo uniforme. Una fotografía es una toma realizada con una cámara o un smartphone: puede tener distorsiones de perspectiva, sombras, reflejos y un horizonte inclinado, por lo que la foto requiere procesamiento — corrección de la perspectiva, recorte y mejora del contraste.

El escaneo ofrece un resultado más estable y preciso y es más adecuado para el flujo documental y el almacenamiento de archivo, mientras que la fotografía resulta cómoda cuando no se dispone de un escáner a mano.

Cómo hacer un escaneo

Existen varias formas de crear copias escaneadas. Escáner o MFP — el método clásico con la mejor calidad.Coloque el documento sobre el vidrio, elija la resolución (200-300 dpi para documentos de texto, 300-600 dpi para documentos con fotografías o detalles pequeños) y el formato (PDF para documentos de varias páginas, JPEG para páginas individuales, TIFF para el almacenamiento de archivo).Utilice el modo de escaneo dúplex para documentos de dos caras. Smartphone — el método más accesible: use las aplicaciones Google Drive, Adobe Scan, Microsoft Lens o CamScanner, que alinean automáticamente la perspectiva, recortan las zonas sobrantes, mejoran el contraste y guardan el resultado en PDF o JPEG. Cámara — para documentos de gran formato (planos, carteles) que no caben en un escáner: se necesitan buena iluminación y un trípode para evitar el desenfoque.

En qué formato guardar

La elección del formato depende de la finalidad del documento. PDF — un formato universal para documentos de varias páginas (contratos, informes, libros): admite OCR (capa de texto), permite combinar las páginas en un solo archivo y guardar marcadores e hipervínculos. JPEG — para páginas individuales o documentos con fotografías (pasaporte, documento de identidad): usa la compresión con pérdidas, por lo que elija una calidad del 80-90%. PNG — compresión sin pérdidas, adecuado para imágenes con texto, detalles pequeños y gráficos. TIFF — para el almacenamiento de archivo con la máxima calidad (sin compresión o con compresión sin pérdidas). PDF/A — un formato especializado para el almacenamiento de archivo a largo plazo que garantiza la reproducibilidad del documento durante mucho tiempo.

La tecnología OCR se utiliza para crear la capa de texto en las copias escaneadas.

Fuerza jurídica

Una copia escaneada ordinaria no tiene la fuerza jurídica del original porque no está protegida contra la falsificación, la modificación o la copia.Para dar a una copia escaneada relevancia jurídica se utiliza uno de los métodos siguientes: notarización — el notario confirma que la copia coincide con el original y estampa el sello y la firma; firma con firma electrónica — se adjunta a la copia escaneada un archivo de firma (.sig) o se firma en un servicio de firma electrónica; firma electrónica cualificada (FEC) — el método más fiable, que otorga la fuerza jurídica equivalente a la del original en papel y es reconocida por los tribunales y los organismos estatales; certificación en el MFC — los centros multifuncionales pueden certificar las copias de los documentos, equiparándolas en algunos casos a las notariales.

En los sistemas de flujo documental las copias escaneadas se utilizan para el intercambio inicial y la familiarización, pero las operaciones con relevancia jurídica (contratos, documentos primarios) requieren una firma electrónica o la notarización.