Электронный архив

Документооборот и ЭДО

Электронный архив — это система для централизованного хранения, учёта, поиска и предоставления доступа к электронным документам и образам бумажных документов организации.

Электронный архив — это информационная система для централизованного хранения, учёта, поиска и предоставления доступа к электронным документам организации. Архив оперирует как документами, созданными в электронном виде, так и электронными образами бумажных документов, обеспечивая их долговременное хранение с соблюдением сроков и требований нормативного регулирования.

Электронный архив — схема термина

Функции и возможности системы

Электронный архив обеспечивает регистрацию документов, присвоение классификационных признаков, полнотекстовый поиск и разграничение доступа по ролям. Система поддерживает жизненный цикл документа: приём, экспертизу ценности, хранение, предоставление во временное пользование и уничтожение по истечении сроков. Журналы операций и электронная подпись фиксируют юридическую значимость процессов.

Правовые основания и нормативные требования

Функционирование электронного архива строится на требованиях к делопроизводству и архивному хранению, установленных законодательством. Сканированные образы должны соответствовать требованиям к качеству, полноте и обеспечению сохранности; хранение выполняется в форматах, пригодных для длительного использования. Для государственного сектора дополнительно действуют регламенты передачи документов на постоянное хранение.

Внедрение электронного архива

Внедрение выполняется поэтапно: обследование архивного фонда, определение состава хранимых документов, настройка классификаторов и прав доступа, пилотное сканирование и конвертация данных. Платформа SINTEZ:M включает компоненты электронного архива и интеграцию с системами документооборота, а применение технологий построения систем хранения данных обеспечивает требуемую ёмкость и производительность.

Электронный архив упорядочивает хранение документов, сокращает время поиска и создаёт условия для перевода организации на безбумажный контур управления информацией.

Связанные темы:
Документооборот

Источники: Электронный архив в Википедии

🇷🇺 Русский 🇬🇧 Читать этот термин на английском 🇪🇸 Читать этот термин на испанском 🇩🇪 Читать этот термин на немецком 🇮🇳 Читать этот термин на хинди 🇧🇩 Читать этот термин на бенгальском 🇫🇷 Français 🇸🇦 العربية

Часто задаваемые вопросы

Что такое электронный архив?

Электронный архив (ЭА) — это информационная система для централизованного долговременного хранения, учёта, систематизации, поиска и предоставления доступа к электронным документам и образам бумажных документов организации.

Электронный архив обеспечивает надёжное хранение документов с контролем сроков, разграничением прав доступа и фиксацией истории использования каждого документа.

Зачем организации нужен электронный архив?

Электронный архив решает задачи: быстрый поиск и доступ к документам, экономия места и затрат на бумажное хранение, соблюдение сроков хранения, исключение потери документов и обеспечение преемственности при смене сотрудников.

Для организаций с большим объёмом кадровых, финансовых и правовых документов архив автоматизирует учёт и позволяет в считанные секунды находить документы по реквизитам и содержанию.

Чем электронный архив отличается от системы документооборота?

Система электронного документооборота управляет движением документов в процессе их исполнения: согласование, подписание, отправка. Электронный архив отвечает за долговременное хранение, учёт и поиск документов после завершения их исполнения.

На практике системы интегрируются: документ проходит жизненный цикл в документообороте, а по завершении передаётся в электронный архив на хранение в соответствии со сроками.

Как осуществляется перевод бумажных документов в электронный архив?

Перевод выполняется сканированием с созданием электронных образов, распознаванием текста и индексированием документов по реквизитам для последующего поиска. Используются средства распознавания и контроля качества образов с проверкой соответствия оригиналам.

Скан-копии документов с корректной индексацией формируют полноценный электронный архив, пригодный для исполнения запросов, аудита и предоставления документов по требованию.

Какие требования действуют для электронного архива в госсекторе?

Хранение документов регулируется законодательством об архивном деле: устанавливаются сроки хранения для каждой категории документов, требования к условиям хранения и к форматам электронных документов. Цифровые документы передаются в архив с обязательными метаданными.

Электронный архив в госсекторе должен обеспечивать защиту персональных данных, разграничение доступа и журналирование обращений, что подтверждается в рамках аттестационных испытаний системы.

Как внедрить электронный архив в организации?

Внедрение начинается с аудита действующих документопотоков, разработки классификатора и регламентов хранения, затем выполняется оцифровка документов, настройка системы и обучение пользователей. Данные загружаются с контролем полноты и соответствия описи.

«ФИНТЕХ» внедряет электронные архивы на базе платформы СИНТЕЗМ-Т, обеспечивая интеграцию с документооборотом и исполнение требований к хранению корпоративных документов.