Document type
Un document type est un modèle normalisé, avec des attributs permanents et une structure définie, destiné à la création répétée de documents similaires.
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Qu'est-ce qu'un document type
Un document type est un modèle normalisé (formulaire unifié) comportant des attributs permanents et une structure donnée, conçu pour la création répétée de documents similaires. Les documents types simplifient l'exécution des opérations fréquentes et récurrentes — ressources humaines, comptabilité, juridique et administration. Dans la gestion électronique des documents, les documents types se présentent sous forme de modèles qui substituent automatiquement les données issues des référentiels.
Catégories de documents types
- Ressources humaines — contrats de travail types, ordres d'embauche (formulaire T-1), ordres de congé (formulaire T-6).
- Comptabilité — bons de livraison (TORG-12), actes de prestation, factures.
- Juridique — contrats types de bail, de vente et de prestation de services.
- Administratif — formulaires de demande types, notes explicatives, procurations.
Avantages des documents types
- Normalisation — approche unifiée.
- Rapidité — réutilisation répétée des modèles.
- Moins d'erreurs.
- Conformité aux formulaires obligatoires.
L'automatisation de la création de documents types s'appuie sur les plateformes low-code et les BPMS.
Création de documents types
Les attributs permanents restent inchangés (dénomination de l'organisation, conditions principales). Les attributs variables sont renseignés lors de la création d'un document concret (nom de l'employé, montant, date). Dans les systèmes de GED, les modèles sont configurés au moyen de constructeurs visuels.
Documents types dans les systèmes publics
Dans le système d'information public Budget électronique, des formulaires types sont utilisés pour la planification et l'exécution du budget. Les documents types sont également utilisés dans les marchés publics.
Frequently asked questions
En quoi un document type diffère-t-il d'un document individuel ?
Un document type est un modèle utilisé de manière répétée pour des opérations similaires. Un document individuel est créé pour une situation unique.
Quels formulaires types sont obligatoires en Russie ?
Les formulaires unifiés approuvés par le Goskomstat (T-1, T-6) et la FNS (factures, livres de ventes) sont obligatoires.
Comment les documents types sont-ils utilisés dans les SED ?
Dans les systèmes SED, les documents types sont mis en œuvre sous forme de modèles qui substituent automatiquement les données provenant des répertoires de référence.
Peut-on modifier les documents types ?
Les formulaires obligatoires ne peuvent pas être modifiés. Les modèles recommandés et internes peuvent être adaptés.
Comment créer un document type dans un système de gestion documentaire ?
Développez un modèle avec des champs de substitution, associez ces champs aux répertoires de référence, puis ajoutez-le à la bibliothèque. Dans les plateformes low-code, cela peut se faire visuellement.
Quelles sont les exigences applicables aux documents types dans les systèmes publics ?
Conformité aux formulaires approuvés, valeur juridique assurée par la signature électronique et intégration avec des systèmes tels que le Budget électronique.
Comment les documents types contribuent-ils à l'automatisation des processus métier ?
Les documents sont créés automatiquement à partir des données des systèmes d'entreprise. Combinés avec un BPMS, ils assurent l'automatisation complète de la gestion documentaire.
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Un document type est un modèle normalisé, avec des attributs permanents et une structure définie, destiné à la création répétée de documents similaires.
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