Elektronisches Archiv

Ein elektronisches Archiv (EA, Unternehmenssystem zur Inhaltsverwaltung, ECM — Enterprise Content Management) ist ein spezialisiertes Informationssystem, das für die zentrale langfristige Aufbewahrung, Erfassung, Systematisierung, Klassifizierung, Suche und Bereitstellung des Zugriffs auf elektronische Dokumente (elektronisch erstellte und mit elektronischer Signatur unterzeichnete) sowie auf elektronische Abbilder (gescannte Kopien) von Papierdokumenten einer Organisation bestimmt ist. Im Gegensatz zu einem System des elektronischen Dokumentenflusses (EDF), das Dokumente während ihres aktiven Lebenszyklus verwaltet (Erstellung, Genehmigung, Ausführung), erfüllt ein elektronisches Archiv die Funktion der langfristigen (dauerhaften oder verlängerten) Aufbewahrung abgeschlossener Dokumente, gewährleistet ihre Sicherheit, den Schutz vor unbefugtem Zugriff, Änderung oder Vernichtung sowie die Möglichkeit der schnellen Suche und Ausgabe von Kopien gemäß den Anforderungen der Archivgesetzgebung. Für russische Organisationen ist die Führung eines Dokumentenarchivs eine verpflichtende gesetzliche Anforderung (Bundesgesetz Nr. 125-FZ „Über das Archivwesen in der Russischen Föderation"), und für bestimmte Dokumentarten (Personal-, Buchhaltungs-, Steuerdokumente) sind bestimmte Aufbewahrungsfristen von 1 Jahr bis 75 Jahren und mehr (dauerhafte Aufbewahrung) festgelegt.

Funktionen und Möglichkeiten eines elektronischen Archivs

Ein modernes elektronisches Archiv erfüllt eine breite Palette von Funktionen. Empfang und Registrierung von Dokumenten: Import elektronischer Dokumente aus externen Systemen (EDF, ERP, CRM, Buchhaltung), Scannen und Erkennung (OCR — optische Zeichenerkennung) von Papierdokumenten, automatische Extraktion von Attributen aus dem Dokument (Datum, Nummer, Typ, Korrespondent, Betrag usw.) unter Verwendung von Technologien des maschinellen Lernens. Klassifizierung und Systematisierung: Verteilung von Dokumenten auf thematische Abschnitte, Unterabschnitte, Akten gemäß der genehmigten Sachgebietsnomenklatur der Organisation, Festlegung von Aktenindizes und Aufbewahrungsfristen. Gewährleistung von Sicherheit und rechtlicher Bedeutung: Anwendung der „3-2-1"-Backup-Strategie (3 Kopien auf 2 verschiedenen Medientypen, 1 außerhalb des Standorts), regelmäßige Überprüfung digitaler Fingerabdrücke (SHA-256-Hashes, Prüfsummen) zur Erkennung von Beschädigungen, Überprüfung des Status von Zertifikaten der elektronischen Signatur, Verwendung der Skalierungstechnologie zur Skalierung der Archivspeicherung bei wachsenden Datenvolumina. Suche und Zugriffsbereitstellung: Volltextsuche (nach Dokumentinhalt unter Berücksichtigung der Morphologie der russischen Sprache), Attributsuche (nach Kartendetails), hierarchische Akten­suche, flexible Differenzierung der Zugriffsrechte (Rollenmodell), Ausgabe elektronischer Kopien mit Wasserzeichenüberlagerung, Führung eines Journals der Ausgabe und Rückgabe von Akten (elektronische Ausgabe). Vernichtung von Dokumenten mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen: automatische Erstellung von Vernichtungsakten, Bestätigung der Vernichtung durch die Kommission, Fixierung im Journal. Das elektronische Archivsystem kann in die Plattform Sintezm integriert werden, um Prozesse im Zusammenhang mit Archivdokumenten zu automatisieren, einschließlich der Erstellung von Anfragen, der Fristenkontrolle und der Erstellung von Berichten.

Arten elektronischer Archive und Architektur

Es gibt verschiedene Arten elektronischer Archive je nach Art der aufbewahrten Dokumente und Nutzungsszenarien. Archiv elektronischer Dokumente (ED) — ein Speicher für elektronisch erstellte Dokumente (PDF/A, XML, mit UKEP unterzeichnet), unter vollständiger Wahrung der rechtlichen Bedeutung. Archiv elektronischer Abbilder — ein Speicher für gescannte Kopien von Papierdokumenten (Formate PDF, PDF/A, TIFF, JPEG 2000) mit erkannter Textebene (OCR), um die Volltextsuche zu ermöglichen. Hybridarchiv — ein Speicher, der beide Ansätze kombiniert und ein einheitliches Erfassungssystem sowohl für elektronische als auch für Papierdokumente unterstützt (mit Angabe des physischen Aufbewahrungsorts der Papieroriginale — Regal, Karton, Akte, Band). Konsolidiertes (Unternehmens-)Archiv — ein einheitlicher Speicher, der Daten aus allen Informationssystemen der Organisation (EDF, Buchhaltung, Personal, CRM, ERP) vereint, um einen einzigen Zugriffs- und Suchpunkt für alle Unternehmensdokumente unabhängig von ihrer Herkunft zu schaffen. Datenarchivierung — Entladen veralteter Daten aus operativen Datenbanken (Postgres Pro, Oracle, MS SQL) in ein Archivspeicher, um Produktionssysteme zu entlasten und ihre Leistung zu optimieren. Die Architektur eines elektronischen Archivs kann lokal (Server und Speichersysteme im eigenen Rechenzentrum), cloud-basiert (SaaS-Lösung in einer sicheren Cloud) oder hybrid (die sensibelsten Daten werden lokal gespeichert, der Rest in der Cloud) sein.

Rechtsgrundlage und regulatorische Anforderungen

Die Organisation der Archivaufbewahrung von Dokumenten in der Russischen Föderation wird durch das Bundesgesetz Nr. 125-FZ „Über das Archivwesen in der Russischen Föderation", Anordnungen von Rosarchiv (einschließlich der „Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, Akquisition, Erfassung und Nutzung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation"), methodische Empfehlungen von VNIIDAD sowie branchenspezifische Dokumentlisten mit Aufbewahrungsfristen (für typische Verwaltungsdokumente, für Organisationen — Quellen der Akquisition staatlicher und kommunaler Archive) geregelt. Wichtige Anforderungen: Dokumente müssen unter Bedingungen aufbewahrt werden, die ihren Verlust, ihre Beschädigung, Fälschung und unbefugten Zugriff ausschließen; für jede Dokumentkategorie sind verpflichtende Aufbewahrungsfristen festgelegt; bei der Übergabe von Dokumenten an staatliche oder kommunale Aufbewahrung müssen sie den Formatanforderungen (PDF/A für elektronische Dokumente) und Metadaten entsprechen. Ein wichtiger Aspekt ist der Übergang zu einem 100%igen elektronischen Personaldokumentenfluss (EPDF), der regulatorisch unterstützt und vom Staat gefördert wird — dies macht die Einführung eines elektronischen Archivs nicht nur zu einer Annehmlichkeit, sondern zu einer Notwendigkeit für eine moderne Organisation. Bei der Einführung eines elektronischen Archivs gewährleistet das Unternehmen Fintech die vollständige Übereinstimmung der Lösung mit den gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten (152-FZ), von Geschäftsgeheimnissen, der KII-Sicherheit (187-FZ) und branchenspezifischer Regulierungsbehörden (Bank of Russia, Ministerium für digitale Entwicklung, Gesundheitsministerium und andere).

Einführung eines elektronischen Archivs: Phasen und Ergebnis

Das Projekt zur Einführung eines elektronischen Archivs umfasst folgende Phasen. Audit des Archivfonds: Inventarisierung der Dokumente, Bewertung der Volumina (Anzahl der Aufbewahrungseinheiten, laufende Meter Regale, Terabyte an Daten), Bestimmung der Sachgebietsnomenklatur der Organisation, Aufbewahrungsfristen für jeden Dokumenttyp, Identifizierung von Dokumenten mit abgelaufenen Fristen. Wahl der Technologie und Ausrüstung: Bestimmung der Architektur (lokal, cloud-basiert oder hybrid), Auswahl von Serverausrüstung, Datenspeichersystemen, Scannern (Einzugsscanner, Planenscanner, Buchscanner), Archivsoftware. Scannen und Attribuieren: Massenscannen des Papierarchivs (Hunderttausende und Millionen von Seiten), Texterkennung (OCR), Verifizierung (Qualitätskontrolle), Attribuierung (Ausfüllen von Dokumentkarten mit automatischer Extraktion von Details). Systemkonfiguration: Differenzierung der Zugriffsrechte (Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten, Löschen, Ausgeben), Konfiguration der Sachgebietsnomenklatur, Erstellung von Berichten (nach Zeiträumen, Volumina, ausgegebenen Akten), Konfiguration der Integration mit EDF, Buchhaltungs- und Personalsystemen. Schulung des Personals: Schulung der Archivare (Arbeit mit dem System, Ausgabe von Akten, Fristenkontrolle), Schulung der Benutzer (Suche und Anzeige von Dokumenten). Inbetriebnahme: Start des Systems, Parallelbetrieb (elektronisches + Papierarchiv), schrittweise Stilllegung des Papierarchivs. Die Erfahrung des Unternehmens Fintech zeigt, dass sich ein kompetent organisiertes elektronisches Archiv innerhalb von 1-2 Jahren amortisiert, indem die Dokumentensuchzeit reduziert (von Stunden auf Sekunden), Dokumentenverluste eliminiert, die Kosten für die Anmietung von Räumlichkeiten für das Papierarchiv gesenkt und die Produktivität der mit Archivdokumenten arbeitenden Mitarbeiter erhöht werden.