مدة حفظ المستند
مدة حفظ المستند هي المدة التي يجب فيها الاحتفاظ بالمستند في المؤسسة لإثبات قيمته القانونية والمالية والضريبية والأرشيفية.
مدة حفظ المستند الفترة التي يجب خلالها الاحتفاظ بالمستند في المؤسسة لضمان قيمته القانونية والمالية والضريبية والأرشيفية. وتحدد هذه المدد التشريعات (قانون 152-FZ للبيانات الشخصية وقانون 402-FZ للمحاسبة وقانون 125-FZ لأمور الأرشيف) واللوائح التنظيمية الصادرة عن الأرشيف الروسي ولوائح المؤسسات الداخلية.
بعبارات بسيطة، مدة الحفظ هي الوقت الذي تُلزَم فيه بالاحتفاظ بالمستند لتتمكن في أي لحظة من إثبات حقوقك أو وقائع نشاطك الاقتصادي. ومن المدد الشائعة: 5 سنوات للمستندات المحاسبية الأولية والإقرارات الضريبية ومستندات الصندوق النقدي، و50 أو 75 سنة لمستندات شؤون الموظفين (الملفات الفردية وعقود العمل وسجلات الخدمة)، و45 سنة لمستندات حوادث العمل، وحفظ دائم للأنظمة الأساسية والوثائق التأسيسية والقوائم المالية السنوية والمستندات المتعلقة بتأسيس المنظمة.
تُحتسب مدة الحفظ من الأول من يناير للسنة التالية لإغلاق الملفات؛ فإذا أُنشئ مستند وأُودع الأرشيف عام 2024 بدأت مدته من الأول من يناير 2025. وامتثال مدد الحفظ ضروري لسلامة تدفق المستندات الإلكتروني والأرشيف الإلكتروني، ويترتب على إتلاف المستندات قبل انقضاء مدتها مسؤولية مالية على الموظفين المسؤولين والكيانات القانونية قد تبلغ غرامات كبيرة.
الأسئلة المتكررة
كم سنة تُحفظ المستندات المحاسبية الأولية؟
تُحفظ المستندات المحاسبية الأولية مدة 5 سنوات، ويُحتسب الميعاد من الأول من يناير للسنة التالية للإغلاق. وتسري المدد نفسها على المستندات في أنظمة التبادل الإلكتروني للمستندات.
كم تُحفظ مستندات شؤون الموظفين؟
تُحفظ مستندات شؤون الموظفين مدة 50 سنة (للملفات المغلقة بعد الأول من يناير 2003) و75 سنة (لما قبل ذلك)، مع استثناء مستندات حوادث العمل التي تُحفظ 45 سنة.
ماذا يحدث إذا أُتلِف مستند قبل انقضاء مدة حفظه؟
يترتب على الإتلاف غرامة من 2000 إلى 5000 روبل على الموظفين المسؤولين ومن 20000 إلى 50000 روبل على الكيانات القانونية؛ وقد تصل وفق المادة 13.25 من قانون المخالفات الإدارية إلى 300000 روبل.
كيف تُحتسب مدة حفظ المستند بصورة صحيحة؟
تُحتسب المدّة من الأول من يناير للسنة التالية لإغلاق الملفات، وتسري هذه القاعدة على المستندات الورقية والإلكترونية في أنظمة إدارة المستندات معاً.
كيف تُتلِف المستندات التي انقضت مدة حفظها بصورة نظامية؟
تشمل الإجراءات تشكيل لجنة خبراء، وتحرير محضر إتلاف المستندات، ثم تنفيذ الإتلاف فعلياً. ويؤكد إتلاف المستندات الإلكترونية بمحاضر في الأرشيف الإلكتروني.
مصطلحات أخرى في «تدفق المستندات»
هل كانت هذه المعلومة مفيدة؟
أنشئ تدفقًا مستنديًا فعالًا
أنشئ تدفقًا مستنديًا إلكترونيًا فعالًا — أتمِت العمليات، وقلّل وقت معالجة المستندات، وتجنّب الأخطاء.