নথি সংরক্ষণের মেয়াদ

নথি সংরক্ষণের মেয়াদ কী

নথি সংরক্ষণের মেয়াদ — এটি সেই সময়কাল, যতদিন প্রতিষ্ঠানে নথিটি আইনগত, আর্থিক, কর বা আর্কাইভ তাৎপর্য নিশ্চিত করার জন্য সংরক্ষণ করতে হয়। সংরক্ষণের মেয়াদ নির্ধারণ করে আইন (বিশেষত 152-FZ «ব্যক্তিগত ডেটা সম্পর্কে», 402-FZ «হিসাবরক্ষণ সম্পর্কে», 125-FZ «রাশিয়ান ফেডারেশনে আর্কাইভ কার্য সম্পর্কে»), নিয়মকানুন (রোসআরখিভের আদেশ № 236 «প্রাতিষ্ঠানিক আর্কাইভ নথির তালিকা অনুমোদন সম্পর্কিত») এবং প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ প্রবিধানমালা।

সহজ ভাষায়, সংরক্ষণের মেয়াদ — এটি সেই সময়, যতদিন আপনি নথিটি সংরক্ষণ করতে বাধ্য, যাতে যেকোনো মুহূর্তে কর অফিস, আদালত, পরিদর্শক সংস্থা বা অংশীদারদের সামনে নিজের অধিকার, দায়িত্ব বা ব্যবসায়িক কার্যক্রমের তথ্য নিশ্চিত করতে পারেন। মেয়াদ শেষ হওয়ার পর নথিটি ধ্বংস করা যায় (তবে কেবল নির্ধারিত নিয়মে)।

নথি সংরক্ষণের মেয়াদ সঠিকভাবে মানা ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ফ্লো এবং ইলেকট্রনিক আর্কাইভ-এর জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। রাশিয়ায় সংরক্ষণের মেয়াদ নিয়ন্ত্রিত হয় প্রাতিষ্ঠানিক আর্কাইভ নথির তালিকা (রোসআরখিভের আদেশ № 236), পাশাপাশি কর (NK RF) ও শ্রম (TK RF) আইন দ্বারা। রোসআরখিভের তথ্যমতে, ৬০%-এর বেশি প্রতিষ্ঠান নথি সংরক্ষণের মেয়াদ লঙ্ঘন করে, যা জরিমানা ও পরিদর্শনে সমস্যার কারণ হয়।

নথি সংরক্ষণের প্রধান মেয়াদসমূহ

রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন দ্বারা নির্ধারিত বিভিন্ন ধরনের নথির প্রচলিত সংরক্ষণ মেয়াদ:

• 5 বছর: প্রাথমিক হিসাব নথি (নোটিশ, অ্যাক্ট, ইনভয়েস), কর রিটার্ন ও হিসাব, KUDiR (আয়-ব্যয়ের হিসাব বই), কাসা নথি (কাসা বই, ক্যাশিয়ারের প্রতিবেদন), অর্থ গ্রহণ ও প্রদানের নথি।
• 50 বছর (1 জানুয়ারি 2003-এর পরে কার্যক্রম সমাপ্ত নথির জন্য) বা 75 বছর (1 জানুয়ারি 2003-এর আগে কার্যক্রম সমাপ্ত নথির জন্য): কর্মী সংক্রান্ত নথি: কর্মীদের ব্যক্তিগত ফাইল, শ্রম চুক্তি, নিয়োগ, বদলি ও ছাঁটাইয়ের আদেশ, ব্যক্তিগত কার্ড (T-2 ফর্ম), শ্রম খাতা ও তার সংযুক্তি [citation:1][citation:2][citation:4]।
• 45 বছর: উৎপাদনে দুর্ঘটনার নথি (দুর্ঘটনা অ্যাক্ট, তদন্ত প্রটোকল, কারণ নিরসনের পদক্ষেপের আদেশ)।
• স্থায়ীভাবে: প্রতিষ্ঠানের সনদ ও প্রতিষ্ঠা নথি, রাষ্ট্রীয় নিবন্ধন ও FNS-এ নথিভুক্তির সার্টিফিকেট, বার্ষিক হিসাব প্রতিবেদন (ব্যালান্স শিট, আর্থিক ফলাফলের প্রতিবেদন), প্রতিষ্ঠান গঠন ও পুনর্গঠনের নথি।
• 3 বছর: ছুটির সময়সূচি, শ্রম সুরক্ষা নির্দেশনার নিবন্ধন জার্নাল, শৃঙ্খলামূলক শাস্তির নথি।
• 1 বছর: স্বল্পমেয়াদী ছুটির আবেদন, প্রশাসনিক-আর্থিক কার্যক্রমের কিছু আদেশ (যেমন, সাময়িক কাজের জন্য দায়িত্বশীল ব্যক্তি নিয়োগ)।

নির্দিষ্ট নথির সংরক্ষণ মেয়াদ প্রাতিষ্ঠানিক আর্কাইভ নথির তালিকায় (রোসআরখিভের আদেশ № 236) যাচাই করা যায়। মনে রাখা জরুরি — কিছু নথির (যেমন, বিমা স্ট্যান্ডিং নিশ্চিতকরণ) সংরক্ষণ মেয়াদ রাষ্ট্রীয় সংস্থার দাবির ভিত্তিতে বাড়ানো হতে পারে।

সংরক্ষণ মেয়াদ কীভাবে গণনা হয়

নথির সংরক্ষণ মেয়াদ গণনা শুরু হয় 1 জানুয়ারি থেকে — কার্যক্রম সমাপ্তির বছরের পরের বছরের। এই নিয়ম আর্কাইভ আইনে সুনির্দিষ্ট এবং কাগজি ও ইলেকট্রনিক—উভয় নথির ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য।

উদাহরণ: যদি নথি 2024 সালে তৈরি ও আর্কাইভে সমর্পিত হয় (কার্যক্রম বন্ধ হয়), তাহলে সংরক্ষণ মেয়াদ গণনা শুরু হবে 1 জানুয়ারি 2025 থেকে। অর্থাৎ 5 বছরের সংরক্ষণ মেয়াদের নথিটি 2030 সালের 1 জানুয়ারি পর্যন্ত সংরক্ষণ করতে হবে।

ইলেকট্রনিক নথির সংরক্ষণ মেয়াদ কাগজি নথির মতোই। তবে পুরো মেয়াদে তাদের পাঠযোগ্যতা ও অখণ্ডতা নিশ্চিত করা জরুরি, যা অখণ্ডতা নিয়ন্ত্রণ ফাংশনসহ ইলেকট্রনিক আর্কাইভ এবং ডেটা হারানো থেকে সুরক্ষার জন্য ব্যাকআপ সিস্টেম ব্যবহারের মাধ্যমে অর্জিত হয়।

নথি সংরক্ষণের আয়োজন

নথি সংরক্ষণের সঠিক আয়োজনে কয়েকটি মূল দিক অন্তর্ভুক্ত, যা মানা বাধ্যতামূলক:

• সংরক্ষণ মেয়াদ অনুযায়ী বিভাজন: ভিন্ন সংরক্ষণ মেয়াদের নথি আলাদাভাবে সংরক্ষণ করতে হয়। এজন্য ফাইল (মামলা) তৈরি করা হয় ও মামলার তালিকা রাখা হয়, যা অনুসন্ধান ও নিয়ন্ত্রণ সহজ করে।
• সংরক্ষণ নিশ্চিতকরণ: কাগজি নথির জন্য — তাপমাত্রা-আর্দ্রতা পরিস্থিতি মানা, আগুন ও পানি থেকে সুরক্ষা। ইলেকট্রনিক নথির জন্য — নিয়মিত ব্যাকআপ (ব্যাকআপ সিস্টেম), স্টোরেজ সিস্টেম ব্যবহার ও ফাইলের অখণ্ডতা যাচাই।
• মেয়াদ নিয়ন্ত্রণ: মামলার নোমেনক্লেচার রাখা এবং ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ফ্লো সিস্টেমের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয় মেয়াদ নিয়ন্ত্রণ, যা ধ্বংসের তারিখের নৈকট্য সম্পর্কে অবহিত করে।
• নথি ধ্বংস: সংরক্ষণ মেয়াদ শেষ হওয়ার পর নথি ধ্বংস করা হয় ধ্বংসের জন্য নথি নির্বাচনের অ্যাক্ট তৈরি করে (কাগজি — শ্রেডিং বা ম্যাকুলেচারে সমর্পণ, ইলেকট্রনিক — অপ্রত্যাবর্তনীয় মুছে ফেলা)।

রাষ্ট্রীয় সিস্টেমে এবং গুরুত্বপূর্ণ তথ্য অবকাঠামো (CII)-এর বস্তুতে সংরক্ষণ মেয়াদ ও শর্তের শর্তাবলী কঠোরতর এবং তাদের পালনের নিয়ন্ত্রণ করে নিয়ন্ত্রক সংস্থাগুলো (রোসআরখিভ, FSTEC)।

সংরক্ষণ মেয়াদ লঙ্ঘনের দায়বদ্ধতা

নথি সংরক্ষণের মেয়াদ লঙ্ঘনের ফলে KoAP RF ও অন্যান্য নিয়মকানুন অনুযায়ী প্রশাসনিক দায়বদ্ধতা তৈরি হয়:

• দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের জন্য: 2 000 থেকে 5 000 রুবল জরিমানা (KoAP RF-এর আর্ট. 13.20 «আর্কাইভ নথির সংরক্ষণ, গঠন, হিসাব বা ব্যবহারের নিয়ম লঙ্ঘন»)।
• আইনি সত্তার জন্য: 20 000 থেকে 50 000 রুবল জরিমানা।
• সংরক্ষণ মেয়াদ শেষের আগে নথি ধ্বংসের জন্য: 300 000 রুবল পর্যন্ত জরিমানা (KoAP RF-এর আর্ট. 13.25 «সংরক্ষণ মেয়াদ শেষের আগে নথি ধ্বংস»)।
• ক্যাডার নথির সংরক্ষণ মেয়াদ লঙ্ঘনের জন্য: দায়িত্বশীল ব্যক্তির উপর 50 000 রুবল এবং আইনি সত্তার উপর 100 000 রুবল পর্যন্ত জরিমানা (KoAP RF-এর আর্ট. 5.27 «শ্রম আইন লঙ্ঘন»)।

রাষ্ট্রীয় প্রতিষ্ঠান ও CII বস্তুর জন্য সংরক্ষণ মেয়াদের শর্তাবলী কঠোরতর এবং পালনের নিয়ন্ত্রণ করে নিয়ন্ত্রক সংস্থাগুলো (রোসআরখিভ, FSTEC)। লঙ্ঘন শুধু জরিমানাই নয়, নেতৃত্বের শৃঙ্খলামূলক দায়বদ্ধতাও ঘটাতে পারে।

নথি সংরক্ষণের সঠিক আয়োজনের জন্য পেশাদার পদ্ধতি প্রয়োজন। ডকুমেন্ট ফ্লো সিস্টেম ডিজাইন সেবা সংরক্ষণ মেয়াদ নিয়ন্ত্রণ ও সময়মতো নথি ধ্বংস স্বয়ংক্রিয় করতে সাহায্য করে, জরিমানার ঝুঁকি হ্রাস করে।